A l’occasion de ma reprise de mes indexations en Ukraine, sur le raion de Vyzhnytsia, j’ai décidé de vous donner quelques conseils pour se lancer et bien réaliser des indexations en généalogie, valables aussi bien pour des documents français que ceux de l’étranger.

Qu’est ce que l’indexation?

L’indexation est un outil mais aussi une méthode de la recherche généalogique. Elle repose sur le relevé des données contenues dans un document, de manière synthétique afin de les présenter sous une forme claire et facilement accessible (base de donnée, tableur). Elle se distingue donc d’une autre méthode assez proche la transcription. Cette dernière consiste à relever l’ensemble des informations contenues sur un acte. Elle ne cherche pas la synthèse, mais à reproduire le document brut pour le rendre facilement lisible car étant rédigé dans une écriture ancienne, qui a évolué jusqu’à nos jours. En revanche, une indexation peut/doit respecter les règles de transcription: c’est-à-dire rendre compte des noms inscrits dans le document comme tel, sans modernisation de l’orthographe.

Prenons un exemple: 5 MIR 241/1 16/1449, mariage de François MINET et Anne VERLING à Cormont, Archives départementales du Pas-de-Calais

Transcription de l’acte:

« L’an de grâce 1673 et le dixiesme jour de juillet après les fiançailles et publications d’un ban fait par un dimanche avec dispense des deux austres de Monseig(neur) l’evesque de Boullongne. [?] si estant trouvé aucunt empêchement canonique moy Jean BOST p[res]tre vicaire de Frenc aveq licence de Mons(eigneu)r PETIT curé doien de cette paroisse ay conjoint en mariage François MINET et Anne VERLING ayant pris leurs mutuel consentement en p(rése)nce des soubs(i)gnés et tesmoins avec lesd(its) parties » « tous lesquels tesmoins sont cousin germains des parties marians »

Indexation de l’acte:

Page	Jour	Mois	Année	Prénom époux	Nom époux	Prénom épouse	Nom épouse
16	10	7	1673	François	MINET	Anne	VERLING

On peut donc distinguer plusieurs types d’indexation, en fonction des informations que l’on recherche ou du temps que l’on souhaite consacrer à notre relevé qu’on peut distinguer en 4 catégories: le relevé systématique, partiel, complet et/ou simple.

• Le relevé systématique: il consiste à relever tous les actes/documents inscrits dans la cote.
• Le relevé partiel: Il consiste à relever les actes/documents concernant que l’objet de notre recherche: nom de famille, personne etc….
• Le relevé complet: Il consiste à relever toutes les informations contenues dans un acte/document (noms, prénoms, dates, parrains, marraines, informations complémentaires).
• le relevé simple: Il consiste à relever les informations « les plus importantes » (noms des parties, date). On notera le numéro de page/ de l’acte pour pouvoir accéder de nouveau au document facilement.

1. Exemple d’un relevé systématique complet: (Aubrometz (E-DEPOT 047/E/1), Archives départementales du Pas-de-Calais):

2. Exemple d’un relevé systématique partiel: (Vyzhnytsia, Baptêmes (1850-1889), Familysearch, Chernivtsi Oblast, Ukraine)

3. Exemple d’un relevé partiel simple pour les familles COCHON/BRICET: (Villedômer, 6NUM7/276/001, Archives départementales de l’Indre-et-Loire):

4. Exemple d’un relevé partiel complet pour les familles PICQUAUT: (Villedieu-les-Poêles, 5 Mi 1680, archives départementales de la Manche):

Comment indexer?

• 1. Papier ou numérique ?

La saisie sur ordinateur se présente comme la méthode la plus efficace pour réaliser un relevé. En effet, elle permet d’être facilement partageable, de rechercher rapidement dans la base de donnée via le raccourci ctrl+F et de pouvoir préserver le fichier sous différentes sauvegardes ce qui évite de perdre le travail effectué en cas d’imprévu. C’est pour cela que des sauvegardes dans des drives commun comme Google Drive ou Onedrive sont recommandées. Pour gagner plus de temps, l’utilisation de deux écrans est recommandée pour les personnes en disposant. Le premier sera destiné à afficher le registre. Le second, le tableur pour saisir. Un simple écran branché avec un câble HDMI à l’ordinateur est suffisant.

Nommez également vos fichier pour qu’ils soient facilement reconnaissable: nom de la commune, date de début et de fin du relevé, type d’actes, cote etc….

• 2. Quel logiciel utiliser?

Les logiciels de tableur sont les plus pratiques pour effectuer les relevés. Ils permettent de rentrer aisément les informations, de les retrier et d’exporter facilement le format vers d’autres types de format (pdf, .csv) ou via des sites de généalogie comme Geneanet . De préférence, utilisez un tableur connecté directement au drive. Pour ma part, je travaille généralement avec Google Sheets.

• 3. Saisir les données:

Une règle d’or doit-être appliquée, une information par tête de colonne. En général pour des indexations simples je recommande les entêtes suivants:

• pour une naissance: page, jour, mois, an, prénom de l’enfant, nom de l’enfant, prénom du père, nom de la mère, prénom du père.
• pour un mariage: page, jour, mois, an, prénom époux, nom époux, prénom père époux, nom mère époux, prénom mère époux, prénom épouse, nom épouse, prénom épouse, prénom père épouse, nom mère épouse, prénom mère épouse.
• Pour un décès: page, jour, mois, an, prénom du défunt, nom du défunt, prénom père, nom mère, prénom mère, prénom conjoint.e, nom conjoint.e.

Dans le cas où une case serait vide, on insèrera le signe suivant « -« . Ce signe est important puisqu’il permet d’éviter de « faire sauter » le document en cas d’exportation en format .csv pour une intégration dans une base d’indexation comme Geneanet. Les noms de famille seront écrits de préférence en majuscule. De plus, en respectant les règles de transcription, on écrira les noms comme mentionnés sur l’acte qu’importe si plusieurs orthographes sont présentes dans le même registre (ex: Jehan/Jean, MAGNIER/MAGNIEZ/MANNIER). En revanche, on peut très bien inclure une colonne uniformisant le nom pour faciliter la recherche plus tard. Le numéro de page est une information importante puisqu’il permet aisément de revenir sur le document et de consulter les informations sans éplucher de nouveau l’ensemble du document de A à Z.

Pour saisir des documents écrits dans un alphabet autre que le latin, on se réfèrera aux normes de transcription officielle tout en respectant l’orthographe de l’époque (voir exemple 2 plus haut). Pour les langues utilisant des caractères latins non existant en français, on peut soit les conserver, soit les transcrire selon les mêmes normes linguistiques.

Exploiter les données:

1. Présenter les données sur tableur:

Une fois l’indexation réalisée, il en va qu’il faut savoir l’organiser pour pouvoir l’utiliser. On pourrait laisser le document dans l’ordre de saisie. Cependant l’inconvénient principal est de ne pas donner une vision clair de ce que l’on cherche. De ce fait, une manipulation intéressante peut-être effectuée, celle de présenter le document en le triant de A à Z. En voici un exemple pour vous expliquer comment y accéder.

Index des baptêmes de l’église orthodoxe de Vyzhnytsia de 1850 à 1889:

1. Le document original est d’abord ouvert:

2. On sélectionne ensuite, la colonne que l’on souhaite trier, en faisant clique droit sur cette dernière, on sélectionne ensuite « trier de A à Z« , ici en anglais « short sheet A to Z »:

3. On obtient ensuite le résultat voulu, il est toujours possible de revenir à la version antérieure en cliquant sur la flèche en haut à gauche pointant vers la gauche :

Nota: en insérant directement un tableau dans le tableur, il est possible de garder les entêtes en place et de ne pas les voir changer de place lorsqu’on retrie les cellules.

2. Présenter les données en PDF:

Pour obtenir le document d’indexation en format PDF il faut se rendre dans la première colonne nommée « fichier » ici « files » on sélectionne ensuite le bouton « télécharger », « download » en anglais puis on sélectionne le format PDF. Le document se téléchargera sur l’ordinateur et on peut ensuite l’ouvrir.

Une fois le document ouvert, on peut utiliser la commande « ctrl+f » pour rechercher rapidement des informations en son sein.

3. Exporter au format .csv:

Le format .csv est utilisé pour pouvoir intégrer le relevé au sein de base comme Geneanet. Pour l’obtenir, il faut suivre la même démarche que pour le format PDF mais sélectionné le nom .csv à la place. Ensuite, pour le partager sur Geneanet, on peut se rendre dans la rubrique mes contributions situés dans la rubrique projets du site. Puis sélectionner relevés. On sélectionnera alors partager un nouveau relevé pour pouvoir insérer celui que l’on veut intégrer.

Les données peuvent également être intégrées sur un site internet personnel ou blog si vous en disposez. Retenez bien qu’une fois ce travail fait, cela représente un gain de temps pour le reste de vos recherches dans la commune ciblée! De plus en plus d’indexation sont réalisables et réalisées. Soit par des associations de généalogie les mettant à disposition gratuitement ou non, soit par des érudits, généalogistes amateurs. Dans tous les cas, certains sites comme familysearch ou geneanet propose à ses membres d’indexer des documents qu’ils mettent à disposition! Certaines archives départementales le font aussi! Bref, à chacun sa méthode, et tout le monde peut se lancer dans cette grande aventure!

J.D.